TeleTrusT-Informationen

Dienstag, den 12.05.2020, 09:59 Uhr

TeleTrusT-Information: Home Office und Steuer

Was können Arbeitgeber und Finanzamt erstatten?

Abraham & Löhr Steuerberatungsgesellschaft mbH, Berlin
Bundesverband IT-Sicherheit e.V. (TeleTrusT)

Während der Corona-Pandemie schicken viele Arbeitgeber ihre Mitarbeiter ins Home Office. Während technisch gut aufgestellte Unternehmen professionelle Ausstattung zur Verfügung stellen, kommen anderswo private Geräte zum Einsatz. Abgesehen vom Thema IT-Sicherheit erhebt sich die Frage nach der Kostenerstattung.

1. Corona-Sonderzahlungen
Arbeitgeber können Ihren Arbeitnehmern bis zum 31.12.2020 Beihilfen und Unterstützungen bis zu 1.500,- EUR steuer- und sozialversicherungsfrei auszahlen. Voraussetzung ist, dass die Zahlung im Zeitraum zwischen dem 01.03.2020 und dem 31.12.2020 zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet wird.

2. Computer
Grundsätzlich gilt: Der Arbeitgeber ist dafür zuständig, seine Arbeitnehmer entsprechend auszustatten, einschließlich geeigneter IT-Sicherheitsvorkehrungen. Ist dies nicht der Fall, so hat der Arbeitnehmer das Recht auf Erstattung dieser Kosten. Der Arbeitnehmer muss technisch arbeitsfähig sein, ohne dass ihm dafür Mehrkosten entstehen, zum Beispiel durch den Kauf eines neuen Computers. Die Ausstattung eines heimischen Arbeitszimmers oder die Stromkosten können jedoch nicht ohne Weiteres dem Arbeitgeber angelastet werden. Ein weiterer Vorteil steckt hier allerdings im Detail. Nutzt der Arbeitnehmer die vom Arbeitgeber angeschaffte Technik auch zu privaten Zwecken, so ist dies steuerfrei nach § 3 Nr. 45 EStG. Die sonst übliche Besteuerung des geldwerten Vorteils entfällt dann.

Wer im Zuge des angeordneten Home Office einen neuen Laptop oder andere Arbeitsmittel angeschafft hat, diese aber auch privat nutzt, kann zumindest einen Teil davon in der Steuererklärung angeben: Rund 50 % werden in der Regel vom Finanzamt nicht beanstandet, jedoch nur für die Zeit, in der z.B. der Laptop tatsächlich beruflich genutzt wird. Da die Finanzämter oftmals unterschiedlich entscheiden, ist eine Aufzeichnung über die betriebliche/private Nutzung empfehlenswert.

3. Telefon und Internet
Ist für die Arbeit im Home Office ein Telefon- oder Internetanschluss erforderlich, kann der Arbeitgeber diese Aufwendungen entweder in Höhe von 20 % der Monatsabrechnung, jedoch maximal 20 Euro pro Monat pauschal steuerfrei erstatten, oder der Arbeitnehmer setzt die Ausgaben als Werbungskosten in der nächstfolgenden Steuererklärung an.

4. Arbeitszimmer
Wenn der Arbeitgeber die Arbeit im Home Office anweist und die Arbeitsstätte schließt, entfällt damit der Arbeitsplatz. In diesem Fall können auch diejenigen Arbeitnehmer die Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers steuerlich geltend machen, für die diese Möglichkeit sonst nicht bestünde. Voraussetzung ist jedoch, dass das häusliche Arbeitszimmer ein abgeschlossener Raum ist. Der PC auf dem Wohnzimmer- oder Küchentisch genügt für den Werbungskostenabzug nicht, wohl aber z.B. das Herrichten eines Gästezimmers als Arbeitszimmer. Als Werbungskosten können jährlich dann bis zu 1250 EURO angesetzt werden, auch bei nicht ganzjähriger Nutzung.

5. Nachweise
Um die Kosten für das Home Office mit der nächstfolgenden Steuererklärung abzusetzen, müssen einige Grundvoraussetzungen erfüllt sein. Es muss nachgewiesen werden, dass der Arbeitgeber Home Office angeordnet hat. Dies kann z.B. eine entsprechende Mitteilung sein. Desweiteren sollten Belege gesammelt und berufliche Tätigkeiten nach Art und Zeit dokumentiert werden, z.B. in Form einer Tabelle. Auch Fotos des Home Office können als Illustration dienen.

Vorteil für Paare, die beide im Home Office arbeiten: Auch wenn nur ein Arbeitszimmer vorhanden ist, können beide jeweils ihre Kosten für dieses eine Arbeitszimmer ansetzen. Verrechnet wird pro Person, nicht pro Arbeitszimmer.

Für Arbeitgeber zu beachten: Kostenerstattungen müssen unter Umständen in der Gehaltsabrechnung vermerkt werden, beispielsweise ein Zuschuss für die Mitnutzung des privaten Telefon- oder Internetanschlusses für berufliche Zwecke. Steuer- und sozialabgabenfrei sind z.B. 20 % einer monatlichen Flatrate Telefon-Flatrate. Für die Kosten einer Internet-Flatrate kann der Arbeitgeber pauschal bis zu 50 EURO erstatten. Dabei fallen 25 % Lohnsteuer, jedoch keine Sozialversicherungsbeiträge an.